Trwy barhau i ddefnyddio'r wefan, rydych yn cytuno i osod nifer fechan o gwcis. Polisi cwcis

Desktop
Skip Ribbon Commands
Skip to main content
 
 
You are in :

Comisiwn y Cynulliad
A
ssembly Commission

NAFWC 2010 (Papur 3 Rhan 1)
Uno rhwydwaith TGCh y Cynulliad (UNO)

Dyddiad: 30 Tachwedd 2010
Amser: Ar ôl y Cyfarfod Llawn
Lleoliad: Ystafell Gynadledda 4B
Enw a rhif ffôn yr awdurd: Brian Davidge, est 8879

Paratowyd y papur hwn i'w ystyried gan Gomisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Penderfynwyd ei bod yn addas ei gyhoeddi wedi iddo gael ei ystyried yn unol â rheolau'r Comisiwn ar gyfer cynnal busnes. Ni chaniateir i gynnwys y papur hwn gael ei gyhoeddi na'i ddatgelu'n rhy gynnar oherwydd gallai hyn ddylanwadu ar drafodaethau'r Comisiwn.

1.0 Diben a chrynodeb o’r materion dan sylw

1.1 Prosiect galluogi yw’r prosiect i uno’r rhwydwaith ac mae wedi bod yn gyfrwng i ni fynd i’r afael â materion a nodwyd yn yr adolygiad i-change.  Mae UNO yn ein galluogi ni i gyflwyno dulliau o weithio sy’n lleihau costau busnes ac yn gwella’r gwasanaethau a gynigir i bobl Cymru.

1.2 Mae’r papur hwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Comisiwn am hynt y prosiect hyd yma ac am y camau sy’n cael eu cymryd i ddod â’r prosiect i ben.  Cyflwynir adroddiad terfynol arall yng nghyfarfod nesaf y Comisiwn.

2.0 Argymhellion

2.1 Nodi hynt y gwaith o gyflwyno UNO a’r camau sy’n cael eu cymryd i ddelio â’r problemau hynny sy’n dal heb eu datrys.

3.0 Trafodaeth

3.1 Mae prosiect UNO wedi creu system TGCh gyfoes i ganiatáu i’r Cynulliad weithio’n annibynnol ar Lywodraeth Cymru, i wella parhad busnes ac i alluogi’r Cynulliad i ddewis darpariaeth TGCh addas a chost effeithiol yn y dyfodol.  Cynlluniwyd y system ar ôl ymgynghori’n eang â’r holl ddefnyddwyr, yr Aelodau, eu staff a staff y Cynulliad. Rhwng mis Gorffennaf a mis Hydref eleni, cysylltwyd 800 o ddefnyddwyr â’r system mewn 80 o leoliadau, gan gynnwys Ty Hywel, swyddfeydd etholaethol a chartrefi. Allforiwyd 50 o raglenni o’r hen system i’r system newydd. Nid proses o adnewyddu hen gyfarpar oedd hon ond proses o newid y system gyfan, gan gynnwys canolfan data allanol a llwyfan gweithredu newydd.

Y gyllideb

3.2 Cafodd y gyllideb ar gyfer y prosiect ei rheoli’n dynn a disgwylir y bydd yr alldro o fewn y gyllideb a ddyrannwyd gan y Comisiwn (£4.3m).

Cyflwyno’r rhaglen

3.3 Cafodd y rhaglen ar gyfer cyflwyno’r prosiect ei chwblhau ar amser. Cysylltwyd staff Ty Hywel â’r system newydd yn ystod toriad yr haf mewn tri cham, a chwblhawyd y gwaith ar 23 Medi. Cafodd ei dreialu ddwywaith, a hynny ar 31 Gorffennaf ac 14 Awst, gan gyflwyno’r system i’r rhan fwyaf o’r staff ar 31 Awst. Cysylltwyd y gweithwyr cartref a swyddfa’r Gogledd ym Mae Colwyn yn ystod mis Medi.

3.4 Dechreuwyd ar y gwaith o gysylltu Aelodau’r Cynulliad a staff cymorth yr Aelodau ar 13 Medi a daeth i ben ar 20 Hydref. Gwnaed hyn fesul swyddfa ac roedd hyn yn golygu bod yr Aelod a’i holl staff cymorth yn cael eu cysylltu’r un pryd, waeth ble roedd eu swyddfeydd.  Roedd hyn yn gryn her oherwydd y rheolaeth dynn dros y gyllideb ac amserlen brysur yr Aelodau yn ystod y tymor.  Ymwelodd tîm y prosiect â dwsinau o leoliadau ledled Cymru i roi hyfforddiant sylfaenol i ddefnyddwyr mewn ychydig llai na chwe wythnos.

3.5 Mae’r system yn awr yn weithredol ar 108 o safleoedd, gan gynnwys Ystâd y Cynulliad ym Mae Caerdydd, swyddfeydd y Cynulliad ym Mae Colwyn a Brwsel, swyddfeydd etholaethol a  rhanbarthol, cartrefi’r Aelodau a chartrefi staff y Cynulliad.

Hyfforddiant

3.6 Cafodd holl staff y Cynulliad hyfforddiant cyn iddynt gael eu cysylltu â’r system newydd. Cynigiwyd hyn i’r Aelodau a’u staff cymorth hefyd ond ychydig ohonynt fanteisiodd ar y cynnig.

3.7 Rhoddwyd hyfforddiant sylfaenol i ddefnyddwyr a oedd yn bresennol yn y lleoliadau yr ymwelwyd â nhw.  Rhoddwyd llawlyfrau i ddefnyddwyr i roi gwybodaeth sylfaenol iddynt am ddefnyddio Office 2010 pan gawsant eu cysylltu, ac mae’r wybodaeth ar gael ar y fewnrwyd hefyd.  Ar hyn o bryd, rydym yn trafod gofynion hyfforddiant ychwanegol i’r Aelodau a’u staff cymorth gyda’r grwp defnyddwyr TGCh, er mwyn ceisio darparu hyfforddiant mwy hyblyg.

Problemau

3.8 Mae nifer o broblemau wedi effeithio ar y gwasanaeth i’r Aelodau. Mae Bwrdd y Prosiect yn ymwybodol ohonynt ac yn ceisio’u datrys yn y modd cyflymaf a mwyaf cost effeithiol ar sail y blaenoriaethau a ganlyn:

  • mae’r broblem yn effeithio ar y modd y mae Aelodau’r Cynulliad yn gweithio;

  • mae’r broblem yn effeithio ar y modd y mae’r cyhoedd yn rhyngweithio â’r Cynulliad;

  • mae’r broblem yn atal staff sy’n defnyddio’r system rhag gwneud eu gwaith;

  • mae’r broblem yn effeithio ar nifer fawr o ddefnyddwyr.

Rydym yn ymwybodol o’r problemau a ganlyn yn ymwneud ag Aelodau penodol ac maent wedi’u logio gyda thîm y prosiect. Mae Siemens, a pheirianwyr eraill os oedd angen, wedi ymchwilio’n drylwyr iddynt:

3.9 Systemau gwaith achos
Nid yw rhai rhaglenni erioed wedi bod yn gydnaws â’r cytundeb gwasanaeth TGCh, ac mae’r rhain yn cynnwys systemau gwaith achos sydd wedi’u darparu gan blaid.  Cafwyd nifer o alwadau a chwynion gan staff cymorth a oedd cael anhawster gyda’r systemau hyn. Mae’r tîm yn gweithio gyda’r cyflenwyr i wella’r systemau hyn, ond nid yw rhai ohonynt wedi’u cynllunio i weithio ar rwydwaith Technoleg Gwybodaeth. Mae system gwaith achos y Cynulliad ar yn cael ei wella ar hyn o bryd, a bydd ar gael i’r holl Aelodau ei defnyddio ddechrau mis Rhagfyr.

3.10 E-bost
Roedd y system e-bost yn creu problemau mewn rhai swyddfeydd ar ddechrau’r prosiect. Nid oedd negeseuon yn cyrraedd rhai defnyddwyr, ac roedd rhai’n anfon negeseuon nad oeddynt yn cyrraedd. Nid oedd hyn yn digwydd i bawb nac i bob e-bost. Sylweddolwyd beth oedd yn achosi’r broblem a chafodd ei datrys ymhen ychydig ddyddiau.   

3.11 Gweithio o bell
Mae cysylltedd o swyddfeydd etholaethol a swyddfa’r Gogledd yn gynt ar ôl cyflwyno’r systemau newydd. Ar y cyfan, mae systemau gweithio gartref wedi gwella ar fand eang y Cynulliad ac ar fand eang defnyddwyr cartref, er ein bod yn ymwybodol o broblemau chwech o ddefnyddwyr cartref ac rydym yn ceisio datrys y problemau hyn.

3.12 Data ar yriant:p yr Aelodau
Y bwriad oedd symud data ar yriant: p yr Aelodau yn ei gyfanrwydd fesul plaid ar ôl uwchraddio’r holl bleidiau’n llwyddiannus. Drwy weithio gyda gweinyddwyr TG y grwpiau plaid, cwblhawyd y gwaith hwn dros benwythnos 20 Tachwedd a 27 Tachwedd.

3.13 Y Siambr
Cafodd rhai o’r Aelodau drafferth defnyddio’u cyfrineiriau a’u blychau post yn y Siambr yn ystod Cyfarfod Llawn cyntaf y tymor newydd. Cafodd y problemau hyn eu datrys erbyn yr ail gyfarfod. Trefnwyd rhagor o brofion ar gyfer yr Aelodau hynny nad oeddynt wedi’u cysylltu â’r system newydd ar y pryd i sicrhau y byddent yn gallu mewngofnodi’n ddidrafferth yn y Siambr.  Mae rhywfaint o oedi  o hyd yng nghyfrifon e-bost Gweinidogion ac mae Bwrdd y Prosiect wrthi’n ceisio datrys y broblem hon.

3.14 Blackberrys
Bu’n rhaid addasu Blackberrys yr Aelodau fel rhan o’r prosiect. Bu’n rhaid dychwelyd rhai ohonynt i wneud gwaith ychwanegol yn y cyswllt hwn i gymhathu negeseuon e-byst.  Cwblhawyd y gwaith fel mater o frys gan beirianwyr y gwasanaeth.

3.15 Mynediad i’r We drwy Outlook (OWA)
Oherwydd problemau gyda thystysgrifau diogelwch, nid oedd yr Aelodau’n gallu defnyddio’u OWA eu hunain am nifer o wythnosau. Mae’r broblem hon wedi’i datrys yn awr, a rhoddwyd canllawiau ar y fewnrwyd i’r Aelodau yn egluro sut i ddefnyddio OWA ar y system newydd.

Hen gyfarpar

3.16 Mae’r holl gyfrifiaduron a’r gliniaduron a gasglwyd gan Aelodau’r Cynulliad a’u staff cymorth wedi’u cadw’n ddiogel dan glo mewn mannau lle nad oes mynediad i neb heblaw staff TGCh a pheirianwyr Siemens.  Cadwyd cyfarpar am chwe wythnos o leiaf rhag ofn y byddai angen i beirianwyr Siemens adfer data a gadwyd ar y peiriannau.

3.17 Bydd y cyfarpar sy’n gydnaws â’r system TG newydd yn cael ei ailadeiladu a’i ailddefnyddio fel stoc.  Bydd peiriannau hyn, nad ydynt yn gydnaws â’r parth GF newydd, yn cael eu hanfon i Remploy a fydd yn dileu’r holl ddata oddi ar y disgiau caled.  Os yw’r peiriant mewn cyflwr da, caiff ei ailwampio a’i ailwerthu (a bydd y Cynulliad yn cael ad-daliad).  Os penderfynir nad oes modd ailwerthu’r peiriant, bydd yn cael i dynnu’n ddarnau a chaiff y cydrannau eu hailgylchu.  Mae Remploy wedi’n sicrhau na fydd unrhyw rannau’n cael eu hanfon i safleoedd tirlenwi.  Rydym yn gobeithio y bydd yr ad-daliad a gaiff y Cynulliad am y cyfrifiaduron a’r gliniaduron yn talu am y broses waredu.

Gwasanaethau cymorth

3.18 Er mwyn darparu gwasanaeth gwell i’r Aelodau sy’n defnyddio’r system newydd, mae rhywun ar gael ar y ddesg gymorth TG yn awr rhwng 9am a 3pm ar benwythnosau am gyfnod arbrofol.

3.19 Cam olaf UNO fydd cyflwyno cytundeb gwasanaeth cymorth newydd sy’n bodloni gofynion y Cynulliad, yn unol â’r prosiect i-change. Mae’r rhain yn cynnwys trwsio cyfrifiaduron ymhen yr awr, cymorth dros y ffôn ar benwythnosau a desg gymorth bwrpasol. Mae’r trefniadau newydd yn cael eu trafod â Siemens a Llywodraeth Cymru sy’n rhan o gytundeb Merlin.  

3.20 Bwriad y Cynulliad yw cyflwyno’r lefelau gwasanaeth newydd mewn modd sy’n gwella gwasanaethau ac sy’n gost-effeithiol. Mae’r cam olaf hwn hefyd yn hyrwyddo un o amcanion strategol y Cynulliad, sef “cynllunio seilwaith a model ar gyfer gwasanaeth TG, sy’n seiliedig ar anghenion, blaenoriaethau a strategaeth y Cynulliad”.



Partners & Help