Trwy barhau i ddefnyddio'r wefan, rydych yn cytuno i osod nifer fechan o gwcis. Polisi cwcis

Desktop
Skip Ribbon Commands
Skip to main content
 
 
You are in :

Comisiwn y Cynulliad
A
ssembly Commission

NAFWC 2010 (Papur 2 Rhan 1)
Cynlluniau trefniadol yn y dyfodol

Dyddiad: 30 Tachwedd 2010
Amser: Ar ôl y Cyfarfod Llawn
Lleoliad: Ystafell Gynadledda 4B
Enw’r awdur a rhif cyswllt: Dianne Bevan, est 8991

Paratowyd y papur hwn i’w ystyried gan Gomisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Penderfynwyd ei bod yn addas ei gyhoeddi wedi iddo gael ei ystyried yn unol â rheolau’r Comisiwn ar gyfer cynnal busnes. Ni chaniateir i gynnwys y papur hwn gael ei gyhoeddi na’i ddatgelu’n rhy gynnar oherwydd gallai hyn ddylanwadu ar drafodaethau’r Comisiwn.

1.0 Diben a chrynodeb o’r materion

1.1 Rhoddwyd strwythur staff newydd ar waith yn y Cynulliad ar gyfer dechrau’r Trydydd Cynulliad ym mis Mai 2007.  Gwnaed addasiadau iddo ers hynny, ond wrth baratoi ar gyfer y Pedwerydd Cynulliad, mae angen i ni sicrhau mai ein strwythur presennol a’i drefniadau rheoli yw’r rhai gorau posibl ar gyfer y dyfodol.

1.2 Bu’r Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwyr a’r Bwrdd Rheoli yn ystyried yr opsiynau ac mae’r papur hwn yn nodi sut rydym yn bwriadu symud yn ein blaenau.  Paratowyd y papur hwn i egluro’r cynlluniau i’r Comisiwn ac i ofyn am sylwadau.

2.0 Argymhellion

2.1 Bod y Comisiynwyr yn nodi’r cynlluniau ailstrwythuro.

3.0 Trafodaeth

3.1 Mae nifer o resymau allweddol dros y newidiadau a amlinellir yn y papur hwn.

3.2 Byddwn yn gweithio gyda llai o adnoddau a bydd cyfyngiadau ar dwf yn y dyfodol rhagweladwy.  Mae’r  diswyddiadau gwirfoddol diweddar yn golygu bod gennym 25 yn llai o staff ac rydym yn bwriadu gwneud arbedion o drosiant staff yn y dyfodol.

3.3 Rydym yn ymwybodol o’r heriau penodol rydym yn eu hwynebu yn y cyfnod sy’n arwain  at y Cynulliad nesaf, gan gynnwys y refferendwm ar ddatganoli pellach ar 3 Mawrth, a allai arwain at newidiadau yn y modd mae’r Cynulliad yn deddfu.  Mae angen i ni reoli’r newidiadau hyn heb gynnydd yn ein hadnoddau.

3.4 Mae cyfleoedd i ni wella’r gwasanaethau rydym yn eu darparu ar gyfer y Comisiwn, yr Aelodau a phobl Cymru.  Bu’r pwysau allanol a mewnol ar Aelodau’r Cynulliad a’r Comisiwn yn drwm dros y 12 mis diwethaf.  Un o’n hamcanion ym mhrosiect y Pedwerydd Cynulliad yw trefnu ein hunain i gefnogi’r holl Aelodau i wneud y gwaith gorau bosibl, ac i ddatblygu ein llwyddiant o ran agor y Cynulliad i’r cyhoedd.

3.5 Ym mhob maes rwyf wedi cyfeirio ato, bu natur allweddol cyfathrebu, yn allanol ac yn fewnol, yn glir.  Credwn y dylai cyfathrebu da fod wrth galon y sefydliad, mewn ffordd sy’n golygu ein bod yn defnyddio ein hadnoddau presennol yn y ffordd fwyaf effeithiol.

3.6 Mae gennym eisoes hanes llwyddiannus o weithio’n hyblyg ar draws ffiniau’r gwasanaethau, a bydd angen parhau i wneud hynny ac i’w ehangu er mwyn cydnabod bod llai o angen gwneud rhai mathau o waith a bod cynnydd yn y galw am fathau eraill.  Rydym yn sefydliad ddigon bach i allu teimlo’n rhan o’r un tîm mawr ac i ddod ynghyd i sicrhau bod y tîm yn llwyddo.

Cynigion

3.7 Ni fydd y strwythur newydd yn gosod unrhyw swyddi mewn perygl.  Yn wir, bydd sicrhau ein bod yn gweithredu yn y modd mwyaf effeithlon ac effeithiol yn ein helpu i weithio’n gynhyrchiol ac felly i warchod swyddi yn y dyfodol.  Bydd y cynlluniau’n golygu y bydd un Pennaeth Gwasanaeth yn llai ar y Bwrdd Rheoli.  Ar wahân i’r cyfrifoldebau rheoli a ddisgrifwyd, bydd y rhan fwyaf o’r rolau yn aros yr un fath neu’n aros yn debyg  iawn i’r rheiny sy’n bodoli ar hyn o bryd.

3.8 Mae’r cynlluniau, i raddau helaeth, yn ymwneud a threfniadaeth yr Uned Gorfforaethol a’r Gyfarwyddiaeth Weithrediadau ac nid ydynt yn effeithio’n sylweddol ar strwythurau staffio presennol Cyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad na’r Gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Cyfreithiol.  O ran canrannau a rhifau, bu mwy o ddiswyddiadau gwirfoddol yn y ddau faes cyntaf. Mae’r maes gweithrediadau’n rheoli’r mwyafrif o’r gyllideb nad yw’n gyllideb ar gyfer staff, lle mae’n bosibl y gellir gwneud mwy o arbedion a sicrhau mwy o effeithlonrwydd.

3.9 Yn ogystal â’r prif newidiadau a nodir isod, ceir rhai addasiadau i swyddogaethau a threfniadau adrodd o fewn y timau gwasanaeth i gefnogi ein bwriad i wella effeithlonrwydd a’r gwasanaeth i gwsmeriaid.

Cyfuno Gwasanaeth Cymorth i’r Comisiwn ac i Aelodau

3.10 Mae gan yr Uned Gorfforaethol bresennol amrwyiaeth eang o dasgau a swyddogaethau ac mae’n gwneud gwaith o’r radd flaenaf, ond gallai rhai agweddau ar ei gwaith gael eu gwneud yn well mewn rhannau eraill o’r sefydliad.  Mae angen rhoi mwy o ffocws ar gefnogi’r Comisiwn a’r uwch reolwyr i ymgysylltu’n ehangach ac yn fwy cadarnhaol â’r Aelodau.  Mae hyn yn arbennig o bwysig yn ystod cyfnod pan fydd angen i’r Comisiwn wneud penderfyniadau amhoblogaidd, y bydd staff y Cynulliad yn eu gweithredu. I roi ffocws lefel uchel ar feysydd allweddol, bydd Craig Stephenson, a fydd yn adrodd i’r Prif Weithredwr, yn arwain gwasanaeth wedi’i ail-lunio a fydd yn cynnwys:

  • ysgrifenyddiaeth Comisiwn y Cynulliad – cefnogaeth i Gomisiwn y Cynulliad, y Llywydd a’r Dirprwy Lywydd, y Prif Weithredwr a’r Cyfarwyddwyr;

  • cefnogaeth i’r Bwrdd Taliadau;

  • cysylltu â’r Comisiynydd Safonau newydd neu ei gefnogi;

  • Cymorth Busnes i’r Aelodau ac arwain model gwasanaeth gwell ar gyfer Aelodau’r Cynulliad; a

  • chydgysylltu’r gefnogaeth ar gyfer datblygu Aelodau a’u staff.

3.11 Bydd y gwasanaeth hwn yn cael ei ddarparu gan rai o staff yr Uned Gorfforaethol bresennol, ond bydd rhai o swyddogaethau’r Uned ac aelodau o staff yn cael eu trosglwyddo i rannau eraill o’r Cynulliad, fel y disgrifir isod.

Rhoi cyfathrebu wrth galon y sefydliad

3.12 Bydd Non Gwilym, fel y Pennaeth Cyfathrebu, yn adrodd i’r Prif Weithredwr ac yn arwain y gwasanaethau cyfathrebu craidd a ganlyn:

  • cyfathrebu mewnol ac allanol;

  • cymorth uniongyrchol i’r Llywyddion yn eu rolau cyhoeddus;

  • y cyfryngau a chyhoeddiadau (ynghyd ag agweddau ar y cymorth i’r adran ddarlledu, i’w drafod);

  • cysylltiadau cyhoeddus, gwasanaethau allgymorth a chymorth rhyngwladol;

  • marchnata a digwyddiadau (yr agweddau ar bolisi a dylunio nad yw’r tîm Blaen y Ty yn ymdrin â hwy – gweler isod);

  • gwasanaethau Cymraeg a gwasanaethau dwyieithog; a

  • rhyddid gwybodaeth.

Gwasanaeth “Blaen y Ty” newydd

3.13 Ystad y Cynulliad yw ein ffenestr ar y byd, ac ar ôl  agor y Pierhead, mae’r galw am gael mynediad at ein hadeiladau  ac i’w defnyddio wedi cynyddu.  Gan ysytried hynny a’r angen i newid trefniadau gweithio a’r gostyniad yn nifer y staff o ganlyniad i’r cynllun diswyddo, rydym yn cynnig y dylid creu tîm newydd o staff sydd â’r swyddogaethau perthnasol, a fydd yn adrodd i Connie Robertson (sy’n cadw ei chyfrifoldebau presennol) o fewn y Gyfarwyddiaeth Weithrediadau. Bydd y tîm hwn yn cwmpasu:

  • y gwasanaethau i ymwelwyr a siop y Cynulliad;

  • addysg;

  • swyddfa gogledd Cymru;

  • diogelwch;

  • y porthorion; a

  • swyddogaethau blaen y ty ar gyfer digwyddiadau ar y safle.

Cyfuno’r dull o gydgysylltu strategaeth, perfformiad, llywodraethu ac adnoddau

3.14 Mewn sefydliad tryloyw sydd â phroffil uchel fel y Cynulliad, mae’n iawn bod ein gwaith cynllunio, ein perfformiad a’n safonau llywodraethu yn destun gwaith craffu arbennig.  Mae gennym hanes ardderchog yn y meysydd hyn ond, mewn rhai meysydd, gallwn wella’r cymorth a roddir i rai agweddau ar ein gwaith.  Bydd y cynlluniau hyn yn dwyn ynghyd y bobl sy’n gweithredu’r swyddogaethau hyn o dan Steve O’Donoghue (a fydd yn cadw ei gyfrifoldebau presennol), o fewn y Gyfarwyddiaeth Weithrediadau. Bydd y swyddogaethau sy’n cael eu trosglwyddo yn cynnwys:

  • swyddfa a staff cymorth y Rhaglen Newid;

  • datblygu nodau strategol y Comisiwn a monitro’r perfformiad yn erbyn ein hamcanion;

  • rheoli risg;

  • datblygu polisi a chyflenwi gwasanaethau mewn meysydd allweddol gan gynnwys cydraddoldeb;

  • cyngor ar reoli’r broses gaffael a chontractau a monitro perfformiad, i ateb yr heriau i wneud arbedion mewn gwariant allanol uchel yn ystod cyfnod caffael allweddol; ac

  • archwilio mewnol (gyda llinell uniongyrchol o atebolrwydd a chyngor i’r Prif Weithredwr a’r Swyddog Cyfrifo, ond bydd yn cael ei reoli gan Bennaeth Adnoddau’r Cynulliad)

4.0 Y camau nesaf

4.1 Rydym yn siarad â’r staff sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r newidiadau ac ochr yr undebau llafur yn gyntaf.  Yna, bydd y gwaith cynllunio manwl ynghylch swyddi, llunio a lleoli timau newydd, cyllidebau a phenodiadau i rolau newydd neu wahanol yn digwydd, gan ystyried sylwadau’r rheiny sy’n rhan o’r broses.

4.2 Ein bwriad yw dechrau gwneud y newidiadau o 1 Rhagfyr, ond y dylid cyflwyno’r newidiadau fesul cam rhwng 1 Rhagfyr a diwedd mis Mawrth 2011.  Bydd y Penaethiaid Gwasanaeth yn cytuno ar yr union amseru a fydd yn  addas i’r timau sy’n cael eu heffeithio.



Partners & Help